7 funkcji Comarch ERP Optima, z których nie korzystasz (a powinnaś)

Znasz to uczucie, kiedy czujesz, że system, z którego korzystasz codziennie, ma w sobie więcej możliwości, ale brakuje Ci czasu, by je odkryć? Jako kobieta prowadząca biuro rachunkowe masz na głowie setki rzeczy: klienci, deklaracje, terminy, kontrole, komunikacja. Czasem trudno zatrzymać się na chwilę, by sprawdzić, czy nie da się tego wszystkiego ogarnąć prościej. A przecież się da. Comarch ERP Optima to nie tylko "program do księgowości". To narzędzie, które może realnie wesprzeć Cię w codziennej pracy. A od niedawna nawet sztuczna inteligencja i modele LLM wspierają działanie Optimy. W tym artykule pokażę Ci 7 funkcji, z których prawdopodobnie nie korzystasz, a które mogą odmienić Twój sposób pracy.

1. Przypomnienia dla klientów: ZUS, VAT, PIT bez dzwonienia Masz dość pytań "czy ZUS już wysłany?", "do kiedy PIT?"? W Optimie możesz ustawić automatyczne powiadomienia SMS i e-mail dla klientów. System sam przypomina o terminach, a Ty możesz skupić się na pracy. To drobna rzecz, ale świadczy o profesjonalizmie Twojego biura i zmniejsza liczbę niepotrzebnych kontaktów.

2. IWD – Internetowa Wymiana Dokumentów Zamiast czekać na e-maile, skany i pytania "czy dotarło?", możesz zintegrować Optimę z Comarch ERP XT Twoich klientów. Wtedy dokumenty (sprzedażowe i kosztowe) trafiają do Ciebie natychmiast po wystawieniu. Masz komunikator, statusy, historię kontaktu – wszystko w jednym miejscu. I nie musisz się domyślać, co klient miał na myśli.

3. Obsługa KSeF i OCR bez stresu Nowe obowiązki związane z KSeF nie muszą być udręką. Optima pozwala automatycznie pobierać faktury z KSeF i przypisywać je do odpowiednich klientów. Do tego możesz korzystać z OCR – wystarczy zeskanowany dokument, a dane wypełnią się same. Coraz więcej z tych procesów wspieranych jest przez modele AI (LLM), które analizują i porządkują dane lepiej niż człowiek.

4. Zlecenia i usługi cykliczne – koniec z ręcznym przepisywaniem Dla każdego klienta definiujesz zlecenie (np. prowadzenie KPiR, rozliczanie deklaracji) i ustawiasz cykliczność. Optima sama przypomni Ci lub zespołowi, co trzeba zrobić. To działa jak checklisty, tylko automatyczne. A Ty masz jasny podgląd, kto co zrobił i kiedy. Świetne, jeśli masz współpracowniczki lub chcesz trzymać kontrolę nad jakością obsługi.

5. Raporty BI dla biura rachunkowego Który klient zajmuje najwięcej czasu? Gdzie uciekają marże? Kto najczęściej opóźnia dokumenty? Tego nie wyczujesz intuicyjnie. Ale zobaczysz to w raportach BI. W Optimie możesz analizować czas pracy, zyskowność zleceń, obciążenie zespołu. Te dane mogą pomóc Ci podejmować ważne decyzje: czy podnieść ceny? czy z kimś się pożegnać? a może zatrudnić kogoś na czas?

6. Komunikacja wewnętrzna i zadania dla zespołu Nie potrzebujesz Trello ani Slacka. W Optimie możesz tworzyć notatki, przypisania zadań, terminy. Działasz jak w CRM-ie, ale dla biura rachunkowego. Twoje współpracowniczki widzą, co jest do zrobienia i kiedy. A Ty możesz delegować, kontrolować i wspierać bez mikrozarządzania.

7. iKsięgowość24.pl – wizytówka Twojego biura w sieci Czy wiesz, że Comarch udostępnia bezpłatną wizytówkę dla Twojego biura? Wystarczy zarejestrować się na iKsięgowość24.pl. Klienci mogą Cię tam znaleźć, umówić się, wysłać dokumenty. To jak Google Moja Firma, tylko dla biur rachunkowych. Jeśli nie masz strony internetowej albo chcesz być widoczna dla firm z okolicy, to must-have.

 

Nie musisz robić rewolucji w swoim biurze. Ale warto małymi krokami wdrażać funkcje, które już masz dostępne. Wiele z nich zaczyna korzystać z mocy sztucznej inteligencji, modeli LLM, automatyzacji. Jeśli chcesz pracować spokojniej, szybciej i bez frustracji, sięgnij po możliwości, które już są w Twoim zasięgu. A jeśli nie wiesz od czego zacząć – po prostu zapytaj.

Chcesz odkryć, co jeszcze możesz zautomatyzować w swoim biurze? Prosimy o kontakt.