Polityka Prywatności

Polityka prywatności sklepu systemERP.com.pl

§1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze sklepu internetowego systemerp.com.pl (dalej: Sklep) jest Prospeo sp. z o.o. z siedzibą w Radomiu, ul. Graniczna 17, 26-600 Radom, KRS 0000591517, NIP 9482605159, REGON 363224988 (dalej: Prospeo lub Administrator).
2. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem e-mailem: zamowienia@systemerp.com.pl, telefonicznie: 730 799 599 (dni robocze, 8:00–16:00) lub listownie na adres siedziby.
3. Sklep jest przeznaczony dla przedsiębiorców. Prospeo przetwarza dane osób działających w imieniu Klientów (właścicieli firm, pracowników, osób kontaktowych) oraz dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
4. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie Sklepu.

§2. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania danych

1. Prospeo przetwarza dane w następujących celach:

Cel	Podstawa prawna (RODO)	Jak długo
Przyjęcie Zamówienia i kontakt Konsultanta w celu potwierdzenia zakresu	art. 6 ust. 1 lit. b (działania przed zawarciem umowy); wobec osób reprezentujących Klienta – lit. f (uzasadniony interes: kontakt z Klientem)	do zakończenia obsługi Zamówienia, a jeśli umowa nie zostanie zawarta – do 12 miesięcy
Zawarcie i wykonanie umowy o Usługi Prospeo (wdrożenia, opieka, pakiety godzin, szkolenia)	art. 6 ust. 1 lit. b; wobec osób reprezentujących Klienta – lit. f	przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Przekazanie Zamówienia Subskrypcji do Comarch w ramach pośrednictwa	art. 6 ust. 1 lit. b i f (realizacja zlecenia Klienta)	jak wyżej
Rozliczenia partnerskie z Comarch dotyczące Subskrypcji Klienta	art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes: rozliczenie prowizji, wsparcie Klienta)	przez czas trwania Subskrypcji i do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Wystawianie faktur, księgowość i obowiązki podatkowe	art. 6 ust. 1 lit. c (ustawa o rachunkowości, przepisy podatkowe)	5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku
Rozpatrywanie reklamacji i oświadczeń o odstąpieniu	art. 6 ust. 1 lit. c i f	do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f	do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Odpowiedź na zapytania (formularz, e-mail, telefon)	art. 6 ust. 1 lit. f	przez czas obsługi zapytania, a następnie do 12 miesięcy
Rozmowy na czacie na stronie Sklepu	art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes: odpowiedź na pytania i obsługa zapytań); gdy rozmowa dotyczy zamówienia – lit. b	przez czas rozmowy, a następnie do 12 miesięcy
Marketing własnych usług Prospeo wobec Klientów	art. 6 ust. 1 lit. f	do zgłoszenia sprzeciwu
Mailingi Prospeo – informacje handlowe o usługach Prospeo i oprogramowaniu Comarch wysyłane e-mailem (także na adresy podane w Zamówieniu)	art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda wyrażona w formularzu Zamówienia lub kontaktowym (wymagana także przez art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, również wobec firm)	do wycofania zgody
Statystyki i analityka ruchu w Sklepie	art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda na cookies analityczne)	do wycofania zgody lub wygaśnięcia pliku cookie
Reklamy i remarketing (Google Ads, Meta – Facebook i Instagram)	art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda na cookies marketingowe)	do wycofania zgody lub wygaśnięcia pliku cookie

2. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia Zamówienia i zawarcia umowy. Podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym.
3. Prospeo nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne.
4. Jeżeli dane osoby reprezentującej Klienta (np. pracownika) podał Klient, Prospeo pozyskało je od Klienta. Zakres takich danych obejmuje zwykle imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail i numer telefonu.
5. Zgoda na mailingi jest dobrowolna i nie jest warunkiem złożenia Zamówienia. Można ją wycofać w każdej chwili – linkiem rezygnacji w każdej wiadomości albo e-mailem na adres zamowienia@systemerp.com.pl. Bez tej zgody Prospeo wysyła na adres Klienta wyłącznie wiadomości związane z Zamówieniem i realizacją umowy.

§3. Odbiorcy danych

1. Comarch S.A. z siedzibą w Krakowie – w przypadku Zamówienia Subskrypcji Prospeo przekazuje Comarch dane Klienta niezbędne do zawarcia umowy Subskrypcji. Od chwili przekazania Comarch przetwarza je jako odrębny administrator, na zasadach własnej polityki prywatności. Comarch może udostępniać Prospeo informacje o statusie, zakresie i opłaceniu Subskrypcji Klienta w celu rozliczeń partnerskich i wsparcia Klienta.
2. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Prospeo (na podstawie umów powierzenia), w szczególności:
   • dostawca platformy sklepu internetowego (IdoSell) i usług hostingu,
   • dostawcy poczty e-mail, narzędzi biurowych oraz narzędzia do wysyłki mailingów GetResponse (GetResponse S.A. z siedzibą w Gdańsku),
   • dostawca czatu na stronie Sklepu – Smartsupp.com, s.r.o. z siedzibą w Brnie (Czechy),
   • dostawcy systemów do obsługi zgłoszeń, CRM i fakturowania,
   • biuro rachunkowe i doradcy prawni (w zakresie niezbędnym do świadczenia usług),
   • dostawcy narzędzi analitycznych (Google) – w zakresie opisanym w §6.
3. Google Ireland Ltd. i Meta Platforms Ireland Ltd. – dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych (Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel), jeżeli wyrażono zgodę na cookies analityczne lub marketingowe. W zakresie zbierania i przekazywania danych za pomocą Meta Pixel Prospeo i Meta Platforms Ireland Ltd. są współadministratorami; dalsze przetwarzanie danych przez Google i Meta odbywa się na zasadach ich polityk prywatności.
4. Organy publiczne – gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa (np. organy podatkowe).
5. Prospeo nie sprzedaje danych osobowych.

§4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Co do zasady dane są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
2. Niektórzy dostawcy narzędzi (Google, Meta) mogą przetwarzać dane poza EOG, w szczególności w USA. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
3. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

§5. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Każdej osobie, której dane przetwarza Prospeo, przysługuje prawo:
   • dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
   • sprostowania danych,
   • usunięcia danych,
   • ograniczenia przetwarzania,
   • przenoszenia danych (gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody i w sposób zautomatyzowany),
   • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Prospeo, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
   • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
2. Aby skorzystać z tych praw, należy skontaktować się z Administratorem (§1 ust. 2). Prospeo odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.
3. Każdej osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

§6. Pliki cookies, narzędzia analityczne i czat

1. Sklep używa plików cookies (małych plików zapisywanych w przeglądarce) i podobnych technologii.
2. Rodzaje cookies:
   • niezbędne – zapewniają działanie Sklepu (koszyk, składanie Zamówienia, logowanie, bezpieczeństwo); nie wymagają zgody,
   • analityczne – pozwalają mierzyć ruch i ulepszać Sklep (np. Google Analytics); stosowane wyłącznie po wyrażeniu zgody,
   • marketingowe – pozwalają mierzyć skuteczność reklam i wyświetlać reklamy dopasowane do zainteresowań (Google Ads, Meta Pixel – Facebook i Instagram); stosowane wyłącznie po wyrażeniu zgody.
3. Zgodę na cookies analityczne i marketingowe można wyrazić lub odmówić jej w banerze wyświetlanym przy pierwszej wizycie oraz zmienić w dowolnym momencie w ustawieniach cookies Sklepu (link „Zarządzaj plikami cookie” w stopce strony).
4. Cookies można też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookies niezbędnych może uniemożliwić złożenie Zamówienia.
5. Dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych (Google Ireland Ltd., Meta Platforms Ireland Ltd.) mogą przetwarzać dane o korzystaniu ze Sklepu, takie jak adres IP, identyfikatory urządzenia i informacje o odwiedzanych podstronach, na zasadach swoich polityk prywatności.
6. Na stronie Sklepu działa czat Smartsupp. Okno czatu zapisuje pliki cookies potrzebne do jego działania, a treść rozmowy i dane podane w czacie (np. imię, adres e-mail, numer telefonu) są przechowywane u dostawcy czatu. Prospeo wykorzystuje je wyłącznie do odpowiedzi na pytania i obsługi zapytań. Z czatu można nie korzystać – kontakt jest możliwy także e-mailem i telefonicznie.

§7. Postanowienia końcowe

1. Prospeo stosuje środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem i zmianą, w tym szyfrowane połączenie (SSL) ze Sklepem.
2. Prospeo może zmienić Politykę prywatności, w szczególności w razie zmiany przepisów, narzędzi używanych w Sklepie lub sposobu jego działania. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Sklepie.
3. Polityka prywatności obowiązuje od 18 października 2026 r.