Regulamin

Regulamin sklepu internetowego systemERP.com.pl

§1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania ze sklepu internetowego dostępnego pod adresem systemerp.com.pl (dalej: Sklep), składania zamówień oraz zawierania i wykonywania umów o świadczenie usług. Sklep jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców (sprzedaż B2B).
2. Sklep prowadzi Prospeo sp. z o.o. z siedzibą w Radomiu, ul. Graniczna 17, 26-600 Radom, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000591517, kapitał zakładowy 40 000,00 zł, NIP 9482605159, REGON 363224988 (dalej: Prospeo).
3. Kontakt z Prospeo: e-mail zamowienia@systemerp.com.pl, telefon 730 799 599 (w dni robocze, w godzinach 8:00–16:00).
4. Prospeo jest autoryzowanym partnerem Comarch S.A. w statusie Integratora Strategicznego w zakresie oprogramowania Comarch ERP Optima.
5. Do korzystania ze Sklepu potrzebne jest urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa i aktywny adres e-mail.

§2. Definicje

• Klient – przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna), który składa Zamówienie w Sklepie w związku ze swoją działalnością gospodarczą.
• Konsument – osoba fizyczna dokonująca czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową. Sklep nie zawiera umów z konsumentami.
• Przedsiębiorca na prawach konsumenta – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, zawierająca umowę bezpośrednio związaną z tą działalnością, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego).
• Comarch – Comarch S.A. z siedzibą w Krakowie, Al. Jana Pawła II 39A, KRS 0000057567, producent oprogramowania Comarch ERP Optima.
• Subskrypcja – odpłatne prawo do korzystania z oprogramowania Comarch ERP Optima (oraz usług powiązanych, np. Comarch KSeF, Comarch Agenci AI), udzielane przez Comarch na podstawie Regulaminu Subskrypcji Oprogramowania Comarch ERP Optima.
• Usługi Prospeo – usługi świadczone przez Prospeo: wdrożenia, migracja z licencji na subskrypcję, opieka, pakiety godzin, szkolenia i usługi dodatkowe opisane na kartach produktów.
• Zamówienie – oświadczenie Klienta złożone w Sklepie, dotyczące Subskrypcji, Usług Prospeo lub obu.
• Konsultant – pracownik lub współpracownik Prospeo, który potwierdza Zamówienie z Klientem.

§3. Charakter Sklepu i rodzaje Zamówień

1. Sklep służy do składania Zamówień dwóch rodzajów:
   1. Zamówienie Subskrypcji – Prospeo działa jako pośrednik: jako partner uprawniony przez Comarch do obsługi zamówień subskrypcyjnych przyjmuje je i przekazuje do Comarch. Umowę Subskrypcji Klient zawiera bezpośrednio z Comarch. Prospeo nie jest stroną tej umowy i jej nie fakturuje.
   2. Zamówienie Usług Prospeo – umowę o świadczenie usług Klient zawiera z Prospeo.
2. W jednym Zamówieniu Klient może zamówić Subskrypcję i Usługi Prospeo.
3. Ceny w Sklepie są cenami netto w złotych; do cen doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki.
4. Ceny Subskrypcji odpowiadają cennikom Comarch obowiązującym w dniu publikacji w Sklepie i są cenami miesięcznymi. Wiążąca cena Subskrypcji wynika z umowy z Comarch i faktury Comarch.
5. Kwota widoczna w koszyku i w potwierdzeniu Zamówienia ma charakter informacyjny. Sklep nie pobiera płatności.

§4. Składanie Zamówienia i zawarcie umowy

1. Informacje o produktach w Sklepie nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do zawarcia umowy.
2. Klient składa Zamówienie, wypełniając formularz zamówienia (w tym nazwę firmy i NIP), akceptując Regulamin i klikając przycisk potwierdzający zamówienie. Klient otrzymuje e-mail z potwierdzeniem przyjęcia Zamówienia.
3. W ciągu 2 dni roboczych Konsultant kontaktuje się z Klientem, aby potwierdzić zakres Zamówienia (moduły, liczbę stanowisk, wariant miesięczny lub roczny Subskrypcji, termin realizacji usług).
4. Umowa o świadczenie Usług Prospeo zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia Zamówienia przez Prospeo e-mailem po uzgodnieniu zakresu z Klientem.
5. Zamówienie Subskrypcji Prospeo przekazuje do Comarch po potwierdzeniu z Klientem. Umowa Subskrypcji zostaje zawarta na zasadach Regulaminu Subskrypcji Comarch, z chwilą złożenia zamówienia w Comarch.
6. Prospeo może odmówić potwierdzenia Zamówienia, w szczególności gdy Klient nie spełnia warunków zakupu wersji dla biur rachunkowych albo gdy zakres usług wymaga indywidualnej wyceny. O odmowie Prospeo informuje Klienta e-mailem.
7. W Sklepie nie dokonuje się płatności. Klient nie powinien wykonywać przelewu na kwotę widoczną w Zamówieniu. Płatności odbywają się wyłącznie na podstawie faktur: za Subskrypcję – faktur Comarch, za Usługi Prospeo – faktur Prospeo.

§5. Subskrypcja Comarch ERP Optima

1. Subskrypcję świadczy Comarch na zasadach Regulaminu Subskrypcji Oprogramowania Comarch ERP Optima (obowiązującego od 1.10.2026) oraz Warunków korzystania z Oprogramowania Comarch ERP Optima. Dokumenty te publikuje Comarch, a Prospeo przekazuje je Klientowi na jego życzenie, w każdym przypadku przed przekazaniem Zamówienia Subskrypcji do Comarch.
2. Comarch przekazuje Klientowi klucz licencyjny i dane dostępowe w ciągu 5 dni roboczych od zawarcia umowy Subskrypcji.
3. Comarch wystawia faktury za Subskrypcję z góry za każdy okres rozliczeniowy (miesięczny lub roczny). Reklamacje, wypowiedzenie i zmiany zakresu Subskrypcji reguluje regulamin Comarch.
4. Wersję oprogramowania dla biur rachunkowych (BR) może zamówić wyłącznie podmiot, którego nazwa wskazuje na świadczenie usług księgowych, albo podmiot z PKD 69.20.Z jako działalnością podstawową, posiadający polisę OC biura rachunkowego. Prospeo może poprosić o dokumenty potwierdzające.
5. Wersja dla firm służy obsłudze jednej działalności gospodarczej. Obsługa kilku podmiotów wymaga wersji BR albo wersji dla podmiotów powiązanych.
6. Niektóre moduły mają limity (np. moduł Podstawowy: 20 dokumentów sprzedaży miesięcznie, 50 osób w kadrach; moduły HR: liczba pracowników). Po przekroczeniu limitu oprogramowanie blokuje logowanie. Limity opisują karty produktów i cennik Comarch.
7. Prospeo nie odpowiada za działanie oprogramowania ani za wykonanie umowy Subskrypcji przez Comarch.

§6. Usługi Prospeo

1. Zakres każdej Usługi Prospeo, jej cenę oraz to, czego usługa nie obejmuje, określa karta produktu w Sklepie oraz potwierdzenie Zamówienia.
2. Usługi są realizowane zdalnie, w dni robocze, w terminie uzgodnionym z Konsultantem. Przewidywany termin rozpoczęcia realizacji to do 5 dni roboczych od potwierdzenia Zamówienia.
3. Klient współdziała z Prospeo, w szczególności zapewnia dostęp zdalny do stanowisk, dane potrzebne do konfiguracji i obecność osób uczestniczących w szkoleniu.
4. Fakturowanie i płatność. Prospeo wystawia fakturę VAT za Usługi Prospeo. Według wyboru Klienta uzgodnionego z Konsultantem faktura jest wystawiana z góry (realizacja po zapłacie) albo po wykonaniu usługi. Termin płatności wynosi 7 dni od wystawienia faktury.
5. Pakiety godzin są bezterminowe; czas pracy rozlicza się w jednostkach po 15 minut, a Prospeo udostępnia Klientowi zestawienie wykorzystanych godzin.
6. Opieka (Mini, Standard, Biuro Rachunkowe) jest usługą abonamentową zawieraną na okres minimalny 12 miesięcy i fakturowaną co miesiąc. Niewykorzystany w danym miesiącu czas pomocy nie przechodzi na kolejny miesiąc. Po upływie okresu minimalnego Opieka trwa na czas nieokreślony. Klient może ją wypowiedzieć zgłoszeniem przesłanym e-mailem na adres zamowienia@systemerp.com.pl; umowa wygasa z końcem miesiąca kalendarzowego, w którym Prospeo otrzymało zgłoszenie. Wypowiedzenie złożone w okresie minimalnym jest skuteczne z końcem tego okresu.
7. Migracja z licencji na subskrypcję za 0 zł przysługuje pod warunkiem zamówienia za pośrednictwem Prospeo Subskrypcji w wariancie rocznym. W pozostałych przypadkach migracja jest odpłatna według cennika w Sklepie.
8. Usługi bezpłatne (dobór i wycena Subskrypcji, analiza migracji) nie zobowiązują Klienta do zakupu.
9. Prospeo odpowiada za należyte wykonanie Usług Prospeo. Wobec przedsiębiorców (innych niż przedsiębiorcy na prawach konsumenta) odpowiedzialność Prospeo jest ograniczona do wynagrodzenia zapłaconego za daną usługę i nie obejmuje utraconych korzyści.

§7. Odstąpienie od umowy

1. Prawo odstąpienia od umowy o świadczenie Usług Prospeo przysługuje wyłącznie przedsiębiorcy na prawach konsumenta – w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podania przyczyny. Oświadczenie składa się e-mailem na adres zamowienia@systemerp.com.pl.
2. Jeżeli przedsiębiorca na prawach konsumenta zażąda rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem terminu do odstąpienia, a następnie odstąpi od umowy, zapłaci za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia. Dotyczy to także Opieki zawartej na okres minimalny 12 miesięcy.
3. Prawo odstąpienia nie przysługuje w odniesieniu do usługi w pełni wykonanej za wyraźną zgodą przedsiębiorcy na prawach konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po jej wykonaniu utraci prawo odstąpienia.
4. Pozostałym Klientom prawo odstąpienia od umowy o świadczenie Usług Prospeo nie przysługuje.
5. Prawo odstąpienia od umowy Subskrypcji oraz jego zasady reguluje regulamin Comarch, a oświadczenie składa się do Comarch. Prospeo pomaga Klientowi w jego przekazaniu.
6. Żądanie, o którym mowa w ust. 2 i 3, Klient składa w formularzu zamówienia (zaznaczając pole zgody) albo e-mailem w odpowiedzi na potwierdzenie Zamówienia. Prospeo potwierdza otrzymanie zgody w wiadomości e-mail potwierdzającej Zamówienie. Treść zgody: „Żądam rozpoczęcia świadczenia zamówionych Usług Prospeo przed upływem 14 dni od zawarcia umowy. Przyjmuję do wiadomości, że jeżeli jestem przedsiębiorcą na prawach konsumenta i odstąpię od umowy, zapłacę za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, a po pełnym wykonaniu usługi utracę prawo odstąpienia od umowy.”

§8. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usług Prospeo Klient składa e-mailem na adres zamowienia@systemerp.com.pl, opisując problem i podając numer Zamówienia.
2. Prospeo rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem.
3. Reklamacje dotyczące oprogramowania Comarch ERP Optima i Subskrypcji rozpatruje Comarch zgodnie ze swoim regulaminem (System Obsługi Zgłoszeń Comarch). Prospeo może przekazać zgłoszenie w imieniu Klienta.

§9. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Klientów podanych w Sklepie jest Prospeo. Szczegóły przetwarzania, w tym okresy przechowywania danych i pliki cookies, określa Polityka prywatności Sklepu.
2. Dane są przetwarzane w celu obsługi Zamówienia, zawarcia i wykonania umowy o Usługi Prospeo, kontaktu Konsultanta, rozliczeń oraz obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO).
3. W przypadku Zamówienia Subskrypcji Prospeo przekazuje dane Klienta do Comarch w zakresie niezbędnym do zawarcia umowy Subskrypcji. Od tej chwili Comarch przetwarza je jako odrębny administrator.
4. Comarch może udostępniać Prospeo, jako partnerowi obsługującemu Klienta, informacje o statusie umowy Subskrypcji, jej zakresie i opłaceniu faktur – w celu rozliczeń partnerskich, wsparcia i wdrożenia.
5. Klient ma prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO.

§10. Postanowienia końcowe

1. Prospeo może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiana warunków Comarch, zmiana oferty lub sposobu działania Sklepu). Zmiana obowiązuje od dnia publikacji w Sklepie; do Zamówień złożonych wcześniej stosuje się Regulamin dotychczasowy.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, a wobec przedsiębiorców na prawach konsumenta – także właściwych przepisów ustawy o prawach konsumenta.
3. Spory z przedsiębiorcami (innymi niż przedsiębiorcy na prawach konsumenta) rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Prospeo.
4. Regulamin obowiązuje od 17 października 2026 r.