Czy Twój klient ogarnia KSeF? Jak przygotować mikrofirmy do e-fakturowania

Prowadzisz biuro rachunkowe? Zapewne wiesz, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie wizja przyszłości, lecz realny obowiązek, który zbliża się wielkimi krokami. Dla Ciebie to kolejny etap automatyzacji i zmiany procedur. Ale dla wielu Twoich Klientów, zwłaszcza mikroprzedsiębiorców, to chaos, stres i lawina niezrozumiałych komunikatów. Ten artykuł pomoże Ci przygotować Klientów do KSeF krok po kroku, z wykorzystaniem konkretnych narzędzi Comarch, które ułatwią pracę Tobie i im.

---

1. KSeF - co to takiego i dlaczego wprowadza tyle zamętu?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to elektroniczna platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Docelowo ma być jedynym legalnym formatem faktury w Polsce. Choć dla większych firm KSeF to kolejny proces IT, dla małych i mikrofirm to poważna zmiana:

• nowy wygląd faktur,

• konieczność autoryzacji przez token lub profil zaufany,

• brak możliwości wystawiania "po staremu" (PDF w Wordzie, Excelu czy z programu offline).

Dla Klienta, który sam wystawia kilka faktur miesięcznie, cała ta zmiana wydaje się niepotrzebna, skomplikowana i stresująca.

---

2. Twoja rola jako biura rachunkowego
Twoi Klienci prawdopodobnie będą zwracać się do Ciebie z pytaniami: "czy muszę to mieć?", "czy Ty możesz to zrobić za mnie?", "czy ja się w tym odnajdę?". I słusznie. Biuro rachunkowe w świecie KSeF to nie tylko księgowa, ale przewodnik, doradca i wdrożeniowiec w jednym.

Zamiast czekać na "kryzys KSeF", warto wyjść z inicjatywą:

• przygotuj plan komunikacji do Klientów,

• podziel ich według typów (samodzielni / delegujący wystawianie faktur),

• opracuj dla każdego grupy najprostsze narzędzie.

---

3. Comarch ERP XT Start - bezpłatna aplikacja, która "ogarnia KSeF"
Dla Klientów, którzy wystawiają do 10 faktur miesięcznie, idealnym rozwiązaniem jest Comarch ERP XT Start:

• bezpłatny dostęp dla Klienta Twojego biura,

• możliwość automatycznej wysyłki faktur do KSeF (bez konfiguracji tokenów),

• prosty interfejs w przeglądarce i na smartfonie,

• 20 dokumentów z OCR i KSeF miesięcznie bez opłat,

• bezpieczna komunikacja z biurem rachunkowym przez IWD (Internetowa Wymiana Dokumentów).

Klient w ERP XT może wystawić fakturę, a Ty widzisz ją natychmiast. Bez konieczności skanowania, wysyłania PDF-ami czy poprawiania danych.

---

4. Comarch ERP Optima - pełna obsługa fakturowania z poziomu biura
Dla tych Klientów, którzy nie chcą lub nie potrafią samodzielnie wystawiać faktur w KSeF, masz inne rozwiązanie: Comarch ERP Optima.

Z poziomu Twojego biura możesz:

• generować faktury w ich imieniu,

• wysyłać je do KSeF bez udziału Klienta,

• przesyłać potwierdzenia i zestawienia przez IWD,

• korzystać z OCR&KSeF do szybkiego wprowadzania faktur kosztowych,

• zachować pełną zgodność z przepisami (w tym rejestrem KSeF).

Dzięki temu możesz obsługiwać nawet kilkadziesiąt mikrofirm w modelu "done-for-you" – i nadal mieć kontrolę nad terminowością, jakością i dokumentacją.

---

5. Jak edukować Klienta, który nie chce słyszeć o KSeF?
Wielu Klientów mikro skomentuje temat jednym zdaniem: "nie chce mi się w to wchodzić" albo "to chyba Ciebie dotyczy, nie mnie". Tutaj możesz działać spokojnie, ale konsekwentnie:

✅ przygotuj prostą ulotkę lub maila "5 rzeczy, które musisz wiedzieć o KSeF".
✅ pokaż im, że to nie urzędowe potwory, tylko narzędzie – i są aplikacje, które ogarną to za nich.
✅ zaoferuj test: "spróbuj ERP XT przez 5 minut – nic nie instalujesz, wystaw fakturę i gotowe".

Empatia i jasny komunikat to Twoja przewaga konkurencyjna.

---

6. "Pakiet KSeF-ready" – stwórz własną ofertę dla mikrofirm
Możesz wyróżnić się na tle innych biur, tworząc gotowy pakiet dla nowych lub obecnych Klientów:

• konfiguracja KSeF (token, profil zaufany, integracja),

• konto ERP XT Start lub obsługa przez Optimę,

• szybkie szkolenie (wideo lub PDF),

• bieżące wsparcie przez pierwsze miesiące,

• roczny przegląd poprawności.

Nazwij to "Pakietem KSeF dla małych firm" lub "KSeF-ready z biurem rachunkowym" i opublikuj w mediach społecznościowych lub na stronie WWW.

---

Podsumowanie
KSeF nie musi być problemem – może być szansą na wzmocnienie współpracy z Twoimi Klientami. Kluczem jest edukacja, wsparcie i odpowiednie narzędzia. Z systemami Comarch ERP XT i Comarch ERP Optima masz wszystko, czego potrzeba, by być liderką zmian w erze e-fakturowania. Nie czekaj, a Twoi Klienci będą Ci za to wdzięczni.

Chcesz przygotować swoich klientów do KSeF bez chaosu?

Umów się na bezpłatną rozmowę – pomożemy Ci przygotować Twoich klientów z ERP Optima - tel. 730 799 599, lub zostaw wiadomość na czacie

Skorzystaj z naszej oferty Centrum Szkoleniowego Prospeo

Zarządzanie biurem rachunkowym w Comarch ERP Optima

Szkolenie Comarch ERP Optima Płace i Kadry