Z Excela do Optima ERP – kiedy proste narzędzia przestają wystarczać małej firmie

Na początku działalności wszystko wydaje się proste. Klientów jest kilku, faktury można wystawić w darmowym programie lub nawet w Wordzie. Koszty i przychody? Excel załatwia sprawę. Ale gdy firma rośnie - rosną też problemy. I wtedy warto zadać sobie pytanie: czy nadal panuję nad swoim biznesem?

Mała firma = szybki start, szybki chaos

Pan Marcin prowadził jednoosobową firmę usługową. Przez pierwsze dwa lata wszystko robił sam - od sprzedaży, przez fakturowanie, po rozliczenia z księgową. Excel i darmowy program do faktur były wystarczające. Do czasu.

Gdy zatrudnił pierwszego pracownika, pojawiły się pytania: jak naliczyć wynagrodzenie? Jak zgłosić do ZUS? Gdy liczba klientów wzrosła, Excel nie radził sobie z kontrolą płatności. Faktury trafiały do klientów, ale część z nich nie płaciła w terminie. Marcin nie miał jak tego kontrolować.

Oznaki, że proste narzędzia już nie wystarczają

• Faktury są w kilku miejscach - ciężko coś znaleźć
• Brakuje wiedzy, kto i ile zapłacił - pieniądze “rozpływają się”
• Nie wiadomo, ile naprawdę firma zarabia
• Pracownicy nie mają jasnego systemu urlopowego
• Wysyłka danych do księgowego zajmuje zbyt dużo czasu
• Brakuje raportów, które pokazują realny obraz firmy

To moment, w którym proste rozwiązania zaczynają być przeszkodą, a nie pomocą.

Co zmienia Comarch ERP Optima w mikrofirmie?

✅ Faktury i płatności pod kontrolą

Wszystkie dokumenty są w jednym miejscu. Program pozwala śledzić należności, wysyłać przypomnienia o płatnościach i generować rejestry VAT zgodne z przepisami.

✅ Współpraca z księgowością bez stresu

Dane można eksportować jednym kliknięciem lub udostępniać online. Biuro rachunkowe otrzymuje wszystko w odpowiednim formacie, bez potrzeby ręcznego przepisywania faktur.

✅ Wynagrodzenia, ZUS i urlopy zautomatyzowane

Dzięki modułowi Kadry i Płace można łatwo prowadzić ewidencję pracowników, wyliczać pensje, urlopy, składki ZUS i przygotowywać deklaracje.

✅ Zgodność z KSeF i e-deklaracje

Optima jest zgodna z Krajowym Systemem e-Faktur i automatycznie aktualizowana w związku ze zmianami w przepisach.

✅ Lepsze decyzje dzięki raportom

Właściciel firmy może wreszcie zobaczyć realny obraz finansów, marż, klientów i sprzedaży - bez czekania na dane z księgowości.

Jak wygląda to w praktyce?

Marcin po wdrożeniu Comarch ERP Optima:

• Wie dokładnie, kto zapłacił i kto ma zaległości
• Nie musi ręcznie przekazywać faktur księgowej
• Ma dostęp do zestawień i raportów finansowych w każdej chwili
• Oszczędza kilka godzin tygodniowo na administracji
• Może skupić się na rozwoju firmy - a nie na papierologii

Podsumowanie - kiedy warto zrobić krok dalej?

Jeśli Twoja firma zatrudnia 2-10 osób, a Ty nadal:

• wystawiasz faktury ręcznie,
• prowadzisz ewidencję pracowników w Excelu,
• przekazujesz dane do księgowego mailem,
• nie masz jasnego obrazu finansów -

- to czas na coś więcej niż proste narzędzia. Czas na system, który rośnie razem z Twoją firmą.

Chcesz zobaczyć, jak Optima może działać w Twojej firmie?

➡️ Umów bezpłatną prezentację Comarch ERP Optima
➡️ Zobacz, ile może kosztować wdrożenie u Ciebie
➡️ Masz pytanie? Skontaktuj się z naszym doradcą