Kiedy biuro rachunkowe powinno wdrożyć DMS?

Prowadzenie biura rachunkowego to nie tylko księgowość. To także dziesiątki maili dziennie, mnóstwo załączników, faktury w PDF, papierowe upoważnienia, deklaracje, umowy… Z czasem robi się tego tak dużo, że Excel i Outlook przestają wystarczać.

Znam to z własnego doświadczenia - i właśnie dlatego podjąłem decyzję o wdrożeniu systemu DMS (Document Management System) w moim biurze.

Co to właściwie jest DMS?

DMS, czyli system do elektronicznego obiegu dokumentów, to narzędzie, które:

• porządkuje wszystkie dokumenty w firmie (także skany, zdjęcia i PDF-y),
• umożliwia obieg dokumentów według ustalonych ścieżek (np. zatwierdzenie delegacji, umowy, faktury),
• pozwala tworzyć własne procesy (np. zapotrzebowanie na sprzęt, onboarding klienta),
• integruje się z ERP i OCR - w tym z KSeF.

Kiedy biuro rachunkowe naprawdę potrzebuje DMS?

1. Gdy dokumenty "żyją własnym życiem"

Jeśli często zadajesz sobie pytanie:
„Gdzie jest ta umowa?”,
„Czy ktoś już przesłał ZUS-owi ten skan?”,
„Czy faktura, którą dostałam na maila, trafiła do systemu?”
To znak, że warto ustrukturyzować obieg dokumentów.

2. Gdy zespół zaczyna rosnąć

Im więcej pracowników, tym trudniej kontrolować, kto ma dostęp do czego i gdzie jest wąskie gardło. DMS pozwala przypisać zadania, śledzić statusy oraz automatyzować kolejne kroki.

3. Gdy chcesz przejść na pełną digitalizację i KSeF

Jeśli Twoje biuro obsługuje klientów w Krajowym Systemie e-Faktur - potrzebujesz struktury, historii zmian i integracji z OCR oraz ERP. DMS to „klej”, który spina ten obieg.

4. Gdy masz dość maili z załącznikami i "drukuj-podpisz-odeślij"

W DMS możesz ustawić automatyczny proces: klient przesyła dokument → pracownik przypisuje go do procesu → przełożony zatwierdza → dokument trafia do księgowości. Efekt? Mniej maili, więcej porządku.

Jak to wygląda u mnie?

Po wdrożeniu Comarch DMS, zaczęliśmy od prostych procesów: zatwierdzanie delegacji, rozliczanie kosztów marketingowych, zapotrzebowanie na sprzęt biurowy. Dziś nie wyobrażam sobie pracy bez tego systemu. Dokumenty są uporządkowane, procesy są mierzalne, a ja wiem, kto co zrobił (albo czego nie zrobił).

Podsumowanie

Warto wdrożyć DMS, gdy:

• chcesz zapanować nad chaosem dokumentowym,
• pracujesz zdalnie lub z zespołem w kilku lokalizacjach,
• musisz spełniać wymagania KSeF i e-archiwizacji,
• Twoje biuro się rozrasta i potrzebujesz powtarzalnych, mierzalnych procesów.

Nie musisz mieć dużego zespołu, by zacząć z DMS.
Wystarczy chęć uporządkowania pracy i gotowość na automatyzację.